Tanda tangan di atas meterai pada dokumen memang sudah menjadi aturan sejak lama di Indonesia. Penggunaan meterai konvensional yang ditempel, mewajibkan tanda tangan di atas meterai dengan tinta mengenai meterainya. Aturan ini berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 134/PMK.03/2021, bahwa letak tanda tangan di atas meterai adalah sebagian di dokumen dan sebagian lainnya di meterai. Biasanya dokumen yang membutuhkan meterai yaitu dokumen yang berisi nominal uang atau bersifat perdata. Fungsinya yakni untuk memberi kekuatan hukum jika ada pihak yang melanggar isi dokumen tersebut. Lalu bagaimana dengan dokumen digital? Apakah ada aturan khusus terkait cara tanda tangan di atas meterai agar dokumen sah secara hukum? Ikuti penjelasannya berikut ini.
Cara Tanda Tangan Di Atas Meterai Konvensional
Jika kamu menggunakan meterai konvensional tetapi membutuhkan dokumen digital, kamu perlu memahami langkah-langkah mudahnya berikut ini:
1. Siapkan dokumen
Hal pertama yang harus dilakukan yaitu dengan menyiapkan dokumen cetak. Pastikan dokumen dalam keadaan rapi, bersih, dan tidak rusak untuk menunjukkan profesionalitas.
2. Tempel meterai ke dokumen
Saat membeli meterai konvensional, pastikan kamu memilih meterai 10.000 yang asli karena meterai 6.000 sudah tidak berlaku lagi. Tempelkan meterai dengan lem sejajar dengan kolom kosong tempat tanda tangan. Jangan mengoleskan lem terlalu banyak agar meterai tidak rusak dan kamu tidak sulit menandatanganinya. Meterai memiliki kode unik berupa angkat dan huruf sehingga satu buah meterai hanya bisa digunakan satu kali. Jika kamu nekat menggunakannya lagi, dokumen menjadi tidak sah secara hukum.
3. Tanda tangan di atas meterai
Bubuhkan tanda tangan kamu di atas meterai sesuai hukum yang telah disinggung di atas, yakni sebagian tinta harus mengenai sebagian meterai tersebut. Pastikan tanda tangan di atas meterai adalah asli milik kamu. Lakukan dengan benar agar dokumen sah dan diakui hukum.
4. Proses scanning dokumen digital
Setelah tanda tangan di atas meterai selesai, saatnya mengubah dokumen cetak ke dalam bentuk digital. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan scanning, baik dengan alat pemindai (scanner) atau aplikasi khusus di ponsel. Kamu juga bisa menggunakan printer dengan mengikuti petunjuknya. Setelah berhasil, berikan nama pada dokumen digital dan “Save” dokumen tersebut.
Cara Tanda Tangan Di Atas Meterai Digital
Penandatanganan di atas meterai konvensional untuk dokumen digital mungkin membutuhkan banyak proses sehingga tidak efisien. Salah satu cara agar proses pengesahan dokumen digital menjadi efektif dan efisien yaitu dengan menggunakan e-meterai atau meterai digital. E-meterai memiliki kekuatan hukum yang sama dengan meterai konvensional hanya saja dipergunakan untuk dokumen digital. Keabsahan meterai digital telah diatur pada Peraturan Pemerintah Nomor 86 Tahun 2012 yang memuat mengenai jenis-jenis meterai yang berlaku di Indonesia secara sah, termasuk meterai digital.
Hal yang membedakan kedua jenis meterai ini selain pada bentuknya adalah cara tanda tangan di atasnya. Tanda tangan, baik yang bersifat basah atau digital, tidak boleh dibubuhkan diatas e-meterai. Jangan sampai e-meterai tertutup sebagian kecil atau besar dari tanda tangan karena e-meterai memiliki kode QR yang berfungsi untuk memverifikasi keaslian meterai. Langkah ini dilakukan untuk meminimalisir pemalsuan dokumen dan/atau meterai itu sendiri. Oleh karena itu penggunaan e-meterai dan tanda tangan digital diposisikan secara berdampingan dan tidak tumpang tindih. Hal ini juga berlaku untuk tanda tangan basah jika memang diperlukan. Selain itu, dokumen yang telah diberi meterai digital tidak boleh diubah atau dikompres ukurannya.
Perkembangan teknologi membuat proses administrasi banyak beralih ke digital, seperti dokumen digital, tanda tangan digital, dan meterai digital. Transformasi ini bertujuan untuk memberikan kemudahan sekaligus keamanan yang lebih baik pada dokumen-dokumen tersebut. Pastikan untuk mendapatkan meterai digital yang asli dan terpercaya agar dokumen sah di mata hukum.
Salah satu aplikasi yang menawarkan meterai digital yakni Vida Google Playstore dan Vida Apple Appstore. Meterai digital memiliki beberapa kelebihan yakni tidak mudah rusak selama dalam bentuk digital, lebih mudah diaplikasikan dalam berbagai format dokumen, serta lebih efektif dan efisien digunakan. Dengan sistem teknologi biometrik, kode QR pada e-meterai mampu mendeteksi keaslian pemilik meterai secara real-time. Tidak berhenti di situ, aplikasi Vida Sign juga menyediakan fitur membuat dan menggunakan tanda tangan digital serta mengirimkan dokumen yang sudah ditempeli e-meterai dan ditandatangani. Beberapa langkah administrasi akan selesai dalam satu aplikasi yang sama.